Verhaltenskodex im Umgang mit Lieferanten

Gregor Weisser 
29 May 2017
In einer Volkswirtschaft, in der die Regeln der freien Marktwirtschaft gelten, haben wir in unserer Rolle als Kunde immer wieder Kontakte mit verschiedenen Lieferanten. Welche Regeln sollten beachtet werden im Umgang mit Lieferanten?
1. Grundsätzlich sind wir als Kunde daran interessiert, dass es eine genügend grosse Auswahl an leistungsfähigen Lieferanten für unsere Bedürfnisse auf dem Markt gibt. Deswegen ist es grundsätzlich auch unser Anliegen, die Leistungsfähigkeit der Lieferanten zu stärken (und nicht zu schwächen). Welche Möglichkeiten bestehen dazu? Grundsätzlich sind es alle Varianten des Feedbacks. Gute und schlechte Leistungen (auch bereits in der Offertphase) sollen zurückgemeldet werden - und gute Lieferanten reagieren auf Feedback.
2. Offerten sollten bei grösseren Vorhaben bei mehr als einem Lieferanten eingeholt werden. Die meisten Lieferanten sind dankbar, wenn Sie die Gelegenheit erhalten eine Offerte einzureichen. Jeder Lieferant muss akzeptieren, dass er den Zuschlag nicht erhält. Das gehört zum Prinzip der freien Marktwirtschaft. Damit die Lieferanten dazulernen können, ist es aber sinnvoll, sie aufzuklären, weshalb sie den Zuschlag nicht erhalten haben. So werden Sie hoffentlich besser und können bei unserer nächsten Beschaffung noch besser unsere Bedürfnisse treffen.
3. Wenn ein Lieferant einen Fehler macht, müssen Sie es ihm explizit mitteilen. Der Lieferant soll eine Chance bekommen, den Fehler in Zukunft zu vermeiden. Achten Sie auf die Reaktion des Lieferanten: Kann er Ihnen glaubwürdig darlegen, was er unternehmen wird, damit der Fehler nicht mehr auftritt? Ein Lieferant, der sich als nicht-lernfähig oder sogar als nicht lernwillig erweist, disqualifiziert sich. Teilen Sie ihm dies mit.
4. Es macht Sinn, dass Sie sich einen Standard-Lieferanten pro Gebiet einrichten. Ergänzen Sie die Liste nur langsam. Sie darf nicht zu lange werden. Streichen Sie einen Lieferanten von Ihrer Liste, wenn er wiederholt nicht lernfähig war.
5. Wenn immer sehr viele Lieferanten eingeladen werden und jedesmal bloss einer gewinnt, wird das Verhältnis Anzahl Offerten zu Anzahl ausgeführter Aufträge immer ungünstiger, was sich schlussendlich auch auf die Preise auswirkt. Faustregel: Es sollten nicht mehr als vier Lieferanten zu einer Offertstellung eingeladen werden.
6. Derjenige Lieferant, der den Zuschlag erhält, soll über den Grund der Wahl informiert werden. Begründung: Gute Eigenschaften, die nicht explizit anerkannt werden, laufen die Gefahr zu verschwinden. Der Lieferant sollte wissen, weshalb er bevorzugt wurde, damit er diese Qualitäten weiterhin pflegen oder ggfls. ausbauen kann. Alles im Interesse des Kunden.
7. Diejenigen Lieferanten, die den Zuschlag nicht erhalten, sollen über den Grund informiert werden: Welche Qualität ihres Angebots war zuwenig gut? Die Information soll derart erfolgen, dass der Lieferant eine Möglichkeit erhält, sich in diesem Bereich zu verbessern. Beispiel: Wenn der Preis zu hoch war, ist es richtig, den Lieferanten zu informieren über die relative Höhe des gewinnenden Angebots (in Prozent) und insbesondere auch auf eine allfällige andere Art des Angebots (z.B. andere Zusammensetzung der Leistung) zu informieren. Eine Aussage, der Gewinner war günstiger reicht nicht.
8. Ein "ungesunder" Preiskampf soll vermieden werden. Es darf nicht das Ziel sein, dass sich die Konkurrenten in einem Preiskampf gegenseitig in die roten Zahlen treiben (siehe Punkt 1). Ein leistungsfähiger Lieferant muss Gewinn machen, denn ein Unternehmen, dass keinen Gewinn macht überlebt nicht lange. Woran erkennt man "ungesunden" Preiskampf? Grundsätzlich ist es jederzeit möglich, dass ein Lieferant dank einem neuartigen Produktionsverfahren signifikant tiefere Preise verlangen kann. Dies kann möglich werden, falls eine Leistung, die bisher manuell erbracht werden musste, neu maschinell erbracht werden kann. Falls dies so ist, kann Ihnen der Lieferant sicherlich darüber Auskunft geben. Fragen Sie ihn! Falls er das nicht kann, handelt es sich vermutlich um einen "Kampfpreis".  ---  Hinweis: Es gibt Kunden, die jeweils die billigste und die teuerste Offerte in der ersten Evaluationsrunde aus dem Wettbewerb nehmen. Dies ist eine alte Praxis, dem "ungesunden" Preiskampf Gegensteuer zu bieten.
9. Angebote enthalten Kosten für Material und Kosten für Arbeitsleistungen. Material wird tendenziell immer günstiger. Arbeitsleistungen hängen direkt mit Löhnen zusammen. Wir alle haben kein Interesse an sinkenden Löhnen. Konsequenterweise sollten wir auch nicht auf diejenigen Preise drücken, die mit den Löhnen zusammenhängen. Wir können aber verlangen, dass ein Lieferant effizientere Methoden und Verfahren anwendet. Fragen Sie Ihre Lieferanten, wie sie günstiger liefern können dank besserer Prozesse - und erwarten Sie spannende Antworten!
10. Wettbewerb basiert auf klar formulierten Anforderungen und auf einer nachvollziehbaren Beurteilung der Angebote. Unklare Anforderungen führen dazu, dass Ihre Lieferanten nicht wissen, worauf sie sich konzentrieren sollen. Offerten, die aufgrund unklarer Anforderungen erstellt wurden sind nicht vergleichbar. Falls Sie feststellen, dass Sie unvergleichbare Angebote erhalten haben, sollten Sie einen Marschhalt in Erwägung ziehen und ggfls. eine neue, präzisere Offert-Einladung versenden.
11. Wenn Sie einen bekannten Lieferanten nicht zu einer Offerteingabe einladen, sollte dies begründbar sein. Mögliche Gründe können sein: a) Unzufriedenheit mit einer kürzlichen Lieferung resp. Leistung. (In diesem Fall sollte der Lieferant dies erfahren haben, da er sich nur so verbessern kann.) b) Vermutete Nicht-Eignung aufgrund des Anforderungsprofils. In diesem Fall sollten die Anforderung sehr stark abweichen vom bekannten Profil des Lieferanten, ansonsten sollte der Lieferant dennoch eingeladen werden, da die meisten Lieferanten Ihr Leistungsprofil weiterentwickeln und neue Leistungen in Ihr Angebot aufnehmen, sofern der Markt dies verlangt. Es ist also gut möglich, dass der von Ihnen nicht berücksichtigte Lieferant im neuen Gebiet der z.Z. beste Anbieter ist und Sie verpassen eine Chance, wenn Sie ihn nicht einladen.
12. Lieferanten mit relativ wenigen Kunden sind sich gewohnt, auf sehr unterschiedliche Kundenbedürfnisse einzugehen. Lieferanten mit sehr vielen Kunden versuchen ihre Produkte und ihr Leistungsabgebot zu standardisieren. Dies hat nicht nur Vorteile.
13. Jeder Lieferant darf nicht nur Gewinn machen, er sollte es auch. Ein Unternehmen, das nicht Gewinn macht, überlebt nicht mehr lange. Ein Unternehmen das Konkurs geht, vernichtet zumindest einen Teil der Arbeitsplätze und richtet somit volkswirtschaftlichen Schaden an. Auch als Kunde trage ich Mitverantwortung in diesem Bereich.

Es muss nicht immer Excel sein

Daniel Breitenmoser 
10 March 2017
In vielen KMU ist Excel das digitale Rückgrat der Administration. Doch ist es wirklich sinnvoll, Arbeitszeiten, Spesen, Ressourcen und dergleichen in der Tabellenkalkulation zu erfassen? Mit diesen Checklisten finden Sie heraus, ob eine Unternehmens-Software nicht vielleicht doch die bessere Wahl wäre.

So fängt ein Artikel von ATEGRA im KMU-Magazin an (Link zum Artikel).
Anhand eines konkreten Praxisbeispiels des Poliers Ueli Honegger wird die Türe zur mobilen Arbeit in einem Handwerker-KMU geöffnet. Mit dieser Perspektive wird aufgezeigt, dass viele der täglichen Arbeiten die heute oft mit Excel gelöst werden, wie
  • Zeiterfassung (pro Auftrag oder generell)
  • Absenzenkontrolle
  • Ressourcenplanung (Reservierung von Räumen)
  • Jahresarbeitstage unter Berücksichtigung der Feiertage mit den zu leistenden Stunden pro Woche und oder Monat
  • Spesenabrechnung mit Berücksichtigung der Mehrwertsteuersätze
  • Pendenzen
  • Sitzungsvorbereitungen; Sitzungsdurchführung, Sitzungserledigung (Worddokument mit Excel-Pendenzenliste)
  • Vertrieb: Produktekatalog bei Kundenbesuche (auf Tablet)
  • Projektführung mit Links zur Projektdokumentation in Worddokumente
  • Produkteliste
auch anders erledigt werden könnten. Excel hat nämlich seine Grenzen, diese werden im Artikel auch anschaulich aufgezählt.

Eine KMU kann erst beurteilen, wie es optimal Excel ablösen kann, wenn es seine eigenen Bedürfnisse abgeklärt sind. Im Artikel wird als Hilfe ein Anforderungskatalog vorgestellt.

Es wird auch auf die Abgrenzung zwischen Standardprogramme und individuelle Fachanwendung eingegangen:
  • Der Einsatz einer Standardlösung ist dann sinnvoll, wenn die damit abgebildeten Prozesse branchenweit standardisiert sind, oder wenn man sich nicht detailliert mit der Ausgestaltung einer Wunschlösung beschäftigen möchte und die vorhandenen Anforderungen des Programms in etwa den Bedürfnissen entsprechen.
  • Eine individuelle Fachanwendung drängt sich vor, wenn die bereits weitgehend definierten Anforderungen nur durch Kompromisse mit einer Standardlösung abgedeckt werden können oder der Fokus auf Flexibilität in Bezug auf Wachstum und Geschäftsentwicklung gelegt wird. Dieser Fokus wird oft durch Standardlösungen eingeschränkt.
Mein Fazit:
Angesichts von sich häufenden Berichten über gescheiterte Informatikprojekte ist es gerade für KMU sinnvoll, den Entwicklungs-, Einführungs- und Wartungsaufwand mit modernen Werkzeugen schlank zu gestalten. Heutzutage lassen sich ausgehend von Excel-Tabellen innert weniger Tage simple, aber produktivitätssteigernde Fachanwendungen erstellen und danach laufend anhand von konkretisierten Bedürfnissen ausbauen. Man kriegt damit sozusagen den Fünfer und das Weggli: Die Flexibilität, Unabhängigkeit und die tiefen Kosten von Excel einerseits und die Vorteile von professionellen Softwarelösungen andererseits. Und wer weiss, vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter schon bald so effizient wie der eingangs erwähnte Polier, der komplett digital unterwegs ist.

Über das Scheitern von IT-Projekten

Dominik Rüttimann 
30 January 2017
Immer wieder hört man von ehrgeizigen, aber letztendlich gescheiterten, Informatikprojekten und von millionenweise in den Sand gesetzten Steuergeldern. Immer wieder plagt mich die Frage, weshalb bezüglich des Investitionsvolumen vergleichbare Projekte anderer Branchen meist problemlos über die Bühne gehen. Immer wieder sinniere ich über Ursachen und möglichen Lösungen dieser Problematik. Liegt es an der Komplexität oder dem hohen Abstraktionslevel? Liegt es an einigen wenigen unethisch handelnden Akteuren, bzw. kartellähnlichen Strukturen? Könnte auch Inkompetenz vereinzelt ein Grund sein?

Als ich mich letztens wieder einmal mit diesem Thema beschäftigte, bin ich auf inside-it.ch über den etwas älteren, aber trotzdem sehr interessanten, Artikel "BIT wirft GEVER Office raus" gestossen (http://www.inside-it.ch/articles/27038, 17.11.2011). Insbesondere der folgende Abschnitt ist mir ins Auge gestochen: "Allzu weit ist man mit GEVER Office offenbar nicht gekommen. Wie Frigerio sagt, standen nun ein Architekturumbau zur Bewältigung grösserer Kapazitäten, eine optimierte Benutzerführung einschliesslich der verbesserten Mehrsprachigkeit sowie Sicherheitsaspekte zur Verwaltung von vertraulichen Dokumenten - also der Einbau von detaillierten Zugriffsberechtigungen - auf der Traktandenliste."

Auf alle diese Punkte legen wir bei ATEGRA besonderen Wert und investieren nicht nur viel Zeit, sondern vor allem auch einiges an Energie. Ich habe aber das Gefühl, dass gerade solchen Aspekten in Einkaufs- oder Ausschreibungssituationen zu wenig Beachtung geschenkt wird und aus diesem Grund entsprechende Angebote zu schlecht wegkommen. Ganz anders jedoch ist meine Erfahrung mit langjährigen Bestandskunden. Diese schätzen insbesondere, dass Budget, Terminplan und Funktionsumfang seriös eingehalten und deswegen keine Projektabbrüche riskiert werden. Die statistische Auswertung zeigt tatsächlich, dass 99.6% aller jemals von ATEGRA durchgeführten Projekte dieser Definition von Projekterfolg entsprechen!

Ist vielleicht unsere Menschlichkeit das einzige Problem, nämlich dass wir im Zweifelsfall lieber eine kurzfristige Befriedigung der langfristigen Zufriedenheit vorziehen?

Siehe auch unsere Überlegungen zu erfolgreichen Software-Entwicklungsprojekten hier.

Easy handling of word documents in the web browser

Gregor Weisser 
22 January 2017
Last week, I had to work with a web application. There was an area for uploading word documents. I mean, in most cases I would prefer a web-based text editing software, but in this case the use of Word documents was inevitable. I uploaded the Word documents and mentally pushed away my slight annoyance.
But not for long. A day later I found myself in the exact situation I had feared: I had to add some text to the word document uploaded the day before! I was convinced that I needed to go through that cumbersome process of downloading, editing and re-uploading. But then, something magical happened:
With one click Word opened. I added my text. Saved and closed Word and then... nothing. There was no upload required. I was surprised and filled with joy. It was so easy to edit that word document over the web. But why? How?
Then I found out: The technology behind this smooth user interface is the ATEGRA Web File Handler. I will suggest it to everyone developing web applications, for sure.

Consumerization is not just UI Design

Max Kellermeier 
9 November 2016
Ein persönlicher Eindruck

Consumerization - aktuell einer der angesagtesten Begriffe in der Anwendungsentwicklung nach "Cloud" und "Mobile first". Doch was bedeutet es genau?

Ein Kollege meinte ganz locker: Im Wesentlichen geht es um schöne User Interfaces. Also prinzipiell kein neues Thema, da das UI Design seit jeher zur Anwendungsentwicklung gehörte, und ein schönes, intuitiv zu bedienendes UI kennzeichnend für jede erfolgreiche Software ist. Ich stimme zu, dass das UI Design ein Teil der "Consumerization" ist. Allerdings geht es noch darüber hinaus.

Ein schönes User Interface hat schöne Buttons, einen nachvollziehbaren Aufbau und stellt die Daten übersichtlich dar. Gerade der letzte Punkt ist allerdings häufig gar nicht so einfach zu bewerkstelligen. Häufig erhält man als Anwender weit mehr Information oder Dokumente als man gerade benötigt. Als Beispiel möchte ich hier ein Dokument nennen, dass nach seinem Zweck und seiner Zugehörigkeit im Dateisystem irgendwo abgelegt ist. Als User muss man sich nun im Dateibrowser durch unterschiedliche Ordner klicken, bis man beim gewünschten Dokument angelangt ist. Ein Doppelklick öffnet die Datei nun. Allein das Navigieren durch die Ordnerhierarchie ist schon zeitaufwendig, da ist es doch naheliegend, das irgendwie effizienter zu gestalten.



Damit wären wir bei einer ganz konkreten Funktion, die typisch für Consumerization ist - eine Favoritenleiste. Jeder zeitgemäße Dateibrowser oder Internetbrowser hat eine solche.
Warum ist dies wichtig für Consumerization? Beim UI Design geht es häufig darum, Daten in möglichst vielen unterschiedlichen Formen darzustellen - nach Beträgen sortiert, nach Jahr und Monat kategorisiert, nach Status eingeordnet. Jeder Nutzer bevorzugt eine andere Darstellung derselben Daten. Nun heißt das im Umkehrschluss, dass er die vielen anderen Ansichten in 90% seiner Anwendungsfälle gar nicht benötigt. Da kommt die Favoritenleiste ins Spiel. Kann er nun seine bevorzugte Ansicht, seine wichtigen Dateien oder die Ordnerpfade an einem Ort ablegen, zu dem er immer schnell Zugang hat, so muss er sich nicht durch die Hierarchie arbeiten. Natürlich muss diese im Hintergrund trotzdem bestehen bleiben, damit man auch für die anderen 10% der Anwendungsfälle diese nutzen kann.

Neben der Favoritenleiste gibt es auch einen weiteren Ansatz, um den Zugriff auf Dateien ohne den Umweg über die Hierarchie zu erhalten. Die Idee der App. Man öffnet nicht mehr die Datei - zum Beispiel mit einem Doppelklick -  die anschließend das Programm startet, in dem sie geöffnet wird, sondern man öffnet zunächst das Programm bzw. die App, in der im Idealfall bereits Vorschläge gemacht werden für das Öffnen einer Datei. Ein Beispiel hierfür sind Fotos. Um diese möglichst geordnet abzulegen, werden auf einem PC Ordnerhierarchien angelegt. Jeder hat hierfür seine eigene Strategie, häufig aber geht es nach Datum. Auf dem Smartphone kümmern sich die meisten Nutzer kaum darum, die Fotos in verschachtelten Ordnern abzulegen. Die Fotos werden auch nicht aus einem Dateibrowser heraus geöffnet, sondern man startet die "Galerie", in der alle Fotos bereits in Miniaturansicht dargestellt werden - sortiert nach "zuletzt aufgenommen".

Natürlich gibt es auch in solchen Apps die Möglichkeit, die Bilder zu gruppieren zu "Alben". Aber die Strukturen werden flach gehalten. Es gibt in den Standard-Foto-Apps keine Möglichkeit, "Unteralben" anzulegen - zumindest bin ich noch nicht darauf gestoßen bzw. habe es nicht benötigt. Aber je nach App sind diese Alben im Hintergrund nicht mal als Ordner im Dateisystem abgelegt. Das heißt, für eine andere App, die auf dieselben Fotos zugreift, ist die Information der Gruppierung verloren. Ob ein Ordner im Hintergrund angelegt wird oder nicht, ist je nach App unterschiedlich. Im Wesentlichen öffnet jedoch kaum ein Nutzer seine Fotos auf dem Smartphone, indem er sie im Dateisystem sucht.

Das Konzept der app-orientierten Nutzung ist nicht immer leicht zu übertragen auf andere Dateien. Insbesondere bei Arbeitsprozessen, zu denen viele Dateien unterschiedlichen Formats gehören, ist nicht eindeutig, wie auf diese möglichst effizient zugegriffen werden kann. Ein Vorschlag meinerseits wäre, Projekte und zusammengehörige Daten, die abgearbeitet sind, nicht in der Arbeitsansicht darzustellen. Natürlich gibt es viele Projekte, die aufgrund laufender Verbesserungen nie als abgeschlossen angesehen werden können. Allerdings lassen sich diese Verbesserungsschritte in Subprojekten organisieren, die abgeschlossen werden.




Nun klingt es so, als ob Consumerization eigentlich nur Personalisierung ist. Consumerization beschreibt meines Erachtens auch andere Elemente des Designs, die unabhängig sind vom Nutzer selbst, aber das "konsumieren" angenehmer machen. Das Nachladen von Inhalten am Ende einer Seite ist eines dieser Elemente. Früher waren die Listeninhalte von Webpages statisch, d. h. es konnte auch nur eine feste Anzahl an Einträgen dargestellt werden. Man war es gewohnt am Ende der Seite auf "Nächste Seite" zu klicken, um die nächsten 20 Suchergebnisse zu erhalten. Google bleibt diesem Prinzip treu, gemäß der Vermutung, dass man nichts findet, wenn es nicht bereits unter den ersten zehn Treffern ist. Bei einer reinen Textauflistung wie bei Google sorgt es für Ordnung. Bei mutlimedialen Inhalten wie die Timeline von Facebook lädt die Seite weitere Posts nach, wenn man bis ans Ende scrollt. Ob das automatisch passiert, oder erst durch einen Klick des Users initiiert wird, ist eine Frage des Inhalts und des Anwendungsdesigns - in beiden Fällen ist es angenehm, dass keine zusammenhangslose Trennung der Daten erfolgt und eine neue Seite geladen wird.

Das ist mein Verständnis von Consumerization.

Einfache Datenverwaltung dank eigener App

Sonja Blum 
7 November 2016
Datenverwaltung kann verschiedene Formen haben: Arbeiter und ihre aktuellen Aufgaben müssen organisiert abgelegt werden. Produktkataloge sollen mobil zur Verfügung stehen. Wichtige Dokumente sollen offline abrufbar sein. Für solche und ähnliche Probleme gibt es viele Applikationen, die fast, aber nicht ganz zu dem passen, was gesucht wird. Mit einigen (meist zeitaufwändigen und komplizierten) Hilfskonstruktionen gelingt es, diese Applikationen auf die eigenen Bedürfnisse zurechtzubiegen. Zumindest bis zur nächsten Strukturänderung der Daten.

Viel einfacher und effizienter wäre es manchmal, eine eigene kleine Applikation zu programmieren, welche genau auf das eigene Problem zugeschnitten ist und bei internen Anpassungen schnell angepasst werden kann. Dafür sind jedoch oftmals Programmierkenntnisse nötig, und wenn man keine Personen mit solchen Fähigkeiten zur Verfügung hat, wird die Programmierung teuer. Das ist die Ausgangslage, an welchem Protogrid Hand bieten kann.

Protogrid ist eine Plattform, welche es erlaubt, ohne Vorkenntnisse eine Applikation zur Datenverwaltung zu programmieren. Nach der kostenlosen Registrierung im Trial-Modus kann mit einem einfachen Klick eine Applikation erstellt werden. Man definiert den Namen und die URL der Applikation sowie Lese- und Schreibrechte, und schon wird eine leere Applikation erstellt. Nun kann man verschiedene „Protos“ definieren. Ein Proto stellt dabei eine Dateneinheit dar, also zum Beispiel eine Person, ein Produkt, ein Dokument. Durch das Hinzufügen von verschiedenen Feldern erhält das Proto Eigenschaften: Ein Text-Feld für den Namen, ein Datumsfeld für den Geburtstag, ein Relationenfeld für die Abteilung, in der dieser Arbeiter angestellt ist. Im Proto der Abteilungen erstellen wir eine Listenansicht, um alle Personen aufgelistet zu sehen, die in dieser Abteilung arbeiten. Für Personen wollen wir keine Dateianhänge erlauben, bei den Projekten jedoch soll es möglich sein, eine Datei anzuhängen. Verschiedene Farben für verschiedene Dateneinheiten vereinfachen die Navigation. Rot für dringende Mitteilungen, grün für Bewilligungen. Um die Applikation auch für fremdsprachige Mitarbeiter bedienbar zu machen, fügen wir eine weitere Sprache hinzu und übersetzen die Applikation in die jeweilige Sprache. Wenn diese grundlegenden Fähigkeiten von Protogrid nicht ausreichen, um eine Applikation optimal auf das Problem anzupassen, bietet sich die Möglichkeit, Erweiterungen mit JavaScript zu programmieren.

Image:Einfache Datenverwaltung dank eigener App

Nachdem die Applikation seine Grundstruktur erhalten hat, kann sie als iOS-Applikation veröffentlicht werden. Diese Applikation ist auch offline verfügbar und aktualisiert die Daten, falls eine Verbindung zum Server besteht. Wenn man ein neues Feld hinzufügt, passt sich die IOS-Applikation an, ohne dass eine neue Veröffentlichung nötig wird. So sind alle Benutzer der Applikation immer auf dem neusten Stand, und kleine Anpassungen sind jederzeit möglich. Durch verschiedene Zugriffsrechte für verschiedene Personen kann sichergestellt werden, dass Daten nur von den dafür vorgesehenen Mitarbeitern verändert werden können.

So kann man in wenigen Stunden eine Applikation entwickeln, die perfekt auf die eigene Situation passt.

Moderne Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen: Ein Vergleich zwischen Protogrid, Microsoft Office 365, IBM Connections und Google Apps

Markus Haller 
7 November 2016
       

1.        Einleitung

Die Benutzer wünschen sich moderne Arbeitslösung basierend auf folgenden Eigenschaften: Sie sollen den Anforderungen eines Information-Workers genügen gepaart mit moderner Arbeitsweise (egal wo, egal wann, egal wie - ich kann meine Arbeit erledigen). Daraus ergibt sich dass sie mit einem flexiblen Bereitstellungmodell aus einer Cloud geliefert werden.

Alle grossen Software-Hersteller haben ihre Produktpalette an diese neue Entwicklungsrichtung angepasst und entsprechende Cloud-basierte Produktlösungen auf den Markt gebracht.

·        Google Apps (GMail, Calendar, Drive, Hangouts, Docs, …)

·        Microsoft Office 365 und die Azure Cloud

·        IBM Verse, Connections + Docs und die IBM Smartcloud

Alle Lösungen zielen auf den klassischen Arbeitsprozess der Dokumentenerarbeitung in Kombination mit Kommunikations-/Zusammenarbeitslösungen. Die wesentliche Änderung gegenüber den bisherigen Lösungen zu Software- und Patch & Upgrade-Management (Software-Installation/-verteilung oder Streaming) und Arbeitsweise liegt im Bereitstellungsmodell der Software für verschiedene Hardwareumgebungen und dem Ablage-Ort der Daten für den Endbenutzer.

Ein wesentlicher Faktor für Effizienz in der tagtäglichen Arbeit ist wie die eigenen Arbeitsprozesse abgebildet sind. Hinsichtlich dieses Aspekts bieten die «neuen» Lösungen keine wesentliche Unterstützung oder Verbesserung – eine Abbildung eines Arbeitsprozesses muss mit zusätzlichen Lösungen umgesetzt werden und kann zu massiven Mehrkosten führen.

Daher wurde für den Vergleich eine moderne Applikationsplattform hinzugefügt, die genau auf diesen Bereich zugeschnitten ist. Wir vergleichen hier folgende Lösungen:

·        Protogrid siehe http://www.protogrid.com
·        Microsoft Office 365 siehe https://products.office.com/business/office
·        IBM Connections siehe http://www-03.ibm.com/software/products/de/conn
·        Google Apps siehe https://apps.google.com

2.        Beschreibung der Lösungen

2.1.        Was ist Protogrid?

Protogrid (Quelle Protogrid: http://www.protogrid.com/) ist eine neue cloud-basierte flexible Zusammenarbeitslösung, die die Methodik des RAD RAD: Rapid Application Development bzw. schnelle Anwendungsentwicklung, siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Rapid_Application_Development unterstützt und dieses so stark vereinfacht hat, dass auch Endanwender ohne Unterstützung von einem Software-Entwickler eigene Arbeitsprozesse abbilden können.

Protogrid Anwendungen sind primär Informationssysteme, die automatisch auf allen populären Hard- und Softwareplattformen laufen – entweder als Browserapplikation, als Desktopapplikation oder als Mobile App für Smartphones und Tablets.

Protogrid bietet folgende Kernfunktion nebst RAD:

·        Cross-platform development: jede Protogrid-Anwendung muss nur einmal entwickelt werden und läuft auf allen unterstützten Plattformen

·        Multi-language support: Protogrid unterstützt Mehrsprachigkeit durch ein integriertes System

·        Off-line capability: alle Protogrid-Clients mit Ausnahme der Browser-Version sind komplett off-line fähig und funktionieren ohne Netzwerkanbindung. Änderungen werden bei verfügbarer Netzwerkverbindung automatisch mit der Cloud synchronisiert.

2.2.        Was ist Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 (Quelle Microsoft Office 365 https://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_365) bietet die bekannte MS Office-Anwendung als Webanwendung sowie zusätzliche Dienste im Rahmen eines Office-Software-Abonnement an.

Die Webanwendungen unter Microsoft Office Online beinhalten die Onlineversionen von Word, Outlook, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive. Office Online ist eine eigenständige Webanwendung und kann von jedem mit einem Microsoft-Account kostenlos und unabhängig vom Betriebssystem genutzt werden. Microsoft Office Online ist mit den ebenfalls kostenlosen Angeboten Google Drive oder Zoho Office Suite vergleichbar.

Je nach Tarif beinhaltet das Office-365-Abonnement neben den genannten Webanwendungen zusätzliche Serviceangebote, wie z. B. eine professionelle E-Mail-Lösung oder Webspace für eine Website. Bis hierher ist das Angebot der entsprechenden Tarife unabhängig vom Betriebssystem mit einem Browser nutzbar und ist damit auch mit dem kostenpflichtigen Angebot von Google Apps zu vergleichen.

Tarifabhängig kommen noch die mit mehr Funktionen versehenen Desktopversionen der Office-Anwendungen hinzu, sowie Access und Publisher. Für große Unternehmen können noch Lync und InfoPath hinzu gewählt werden.

2.3.        Was ist IBM Connections (mit IBM Docs)?

IBM Connections (Quelle IBM Connections http://www-03.ibm.com/software/products/de/conn) ist eine Social Software von IBM; es soll die Funktionalität des sogenannten Web 2.0 für Geschäftskunden bereitstellen. IBM Docs ist ein cloud-basierender Webeditor für Textdokumente, Präsentationen und (Excel-)Tabellen. IBM Docs erlaubt es Nutzern, Inhalte gleichzeitig und in Echtzeit zu bearbeiten. Dokumente werden auf einem zentralen Server gespeichert und können von dort aus anderen Personen zum Editieren freigegeben werden. IBM Docs wurde entwickelt, um Teams zu helfen, besser an Dokumenten zu arbeiten und Revisions- sowie Konsolidierungsprozesse zu vereinfachen. (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/IBM_Docs)

IBM Connections unterstützt Kunden in folgender Hinsicht:

·        Umfassende Nutzung von Social Media und Einbindung Ihrer Marke in alle Vorgänge. Diese soziale Plattform kann Social Media bei allen Kundeninteraktionen in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

·        Nährboden für Kreativität. Jetzt kann praktisch jedes Mobilgerät, einschließlich Tablet-Computern, mit einer sozialen Plattform ausgestattet werden. IBM Connections stellt eine flexible, sichere Grundlage für eine umfassende BYOD-Strategie (Bring-your-own-device) dar.

·        Kombination mit IBM Software und Anwendungen anderer Anbieter. So können Sie die Social-Business-Plattform Ihres Unternehmens erweitern.

·        Kombination mit Microsoft-Anwendungen. Dazu gehören Microsoft SharePoint, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook und Microsoft Office.

IBM Connections besteht aus folgenden Komponenten: Homepage, Profiles, Communities, Blogs, Bookmarks, Activities, Files, Wiki, Ideation Blog, Mediengalerie.

«Mit IBM Docs sollen Anwendungsfälle unterstützt werden, in denen Teamkollaboration und Echtzeitkommunikation benötigt wird (zum Beispiel: mehrere Nutzer arbeiten simultan an einer Präsentation und haben einen hohen Abstimmungsbedarf). Mit IBM Docs können die Nutzer in Echtzeit mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig Inhalte pflegen und erweitern. Über eine eingebaute Kommentarfunktion können Abschnitte kommentiert und diskutiert werden. Kommentare und Diskussionen sind sowohl im Dokument selbst als auch außerhalb der Dokumente möglich. Für gezielte Kommentare, die an bestimmte Personen gerichtet sind, können @Mentions (@username) verwendet werden.

IBM Docs unterstützt binäre Microsoft Office Formate (z.B. .doc, .ppt), OpenDocument-Formate (z.B. .odt, .ods) und XML basierte Microsoft Office Formate (z.B. .docx, .xlsx). Darüber hinaus können Templates hochgeladen werden, die als Dateivorlage genutzt werden können. IBM Docs nutzt als Dokumenten-Management-System die Dateiablage von IBM Connections. In IBM Connections werden Dateien zentral abgelegt, geteilt und zum Editieren freigegeben. Darüber hinaus können verschiedene Versionen verwaltet werden, um sicherzustellen, dass die aktuelle Version für alle Teammitglieder zur Verfügung steht. Dokumente können anderen Nutzern mit verschiedenen Lese- und Schreibrechten geteilt werden.» (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/IBM_Docs)

2.4.        Was ist Google Apps for Work?

Google Apps for Work (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/Google_Apps) (früher Google Apps for Business) ist eine Reihe von Software-Werkzeugen. Sie basieren auf Cloud Computing- und Groupware-Konzepten. Der Hersteller bietet sie als Abonnement an. Die Produkte und Dienste des Angebots umfassen

·        Gmail (Dienst für E-Mail)

·        Google Kalender (Dienst für persönliche Kalender)

·        Google Drive (Dienst für Ablage von Dateien)

·        Hangouts (Dienst für Video- und Sprachanrufe sowie Nachrichten)

·        Google Docs (Dienst für Dokumentenerarbeitung mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Sheets (Dienst für Tabellenkalkulation mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Slides (Dienst für Präsentationserarbeitung mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Forms (Dienst für benutzerdefinierte Formulare für Umfragen und Fragebögen)

·        Google Sites (Dienst für einfache Website-Erstellung für Unternehmen)

·        Google+ (Soziales Netzwerk von Google)

·        Google Apps Vault (Dienst für Archivierung von E-Mail-Nachrichten sowie Chatnachrichten)

Ausser Google Apps Vault sind alle im kostenpflichtigen Basisangebot enthalten. Ein erweitertes Angebot Drive for Work enthält Google Apps Vault sowie unbegrenzten Speicherplatz.

Google Apps for Work ist auch Bestandteil zahlreicher anderer Produkte des Anbieters "für den Arbeitsplatz". Dazu gehören Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work und Google Chrome for Work.

3.        Lösungsvergleich

3.1.        Funktionale Aspekte

Die Lösung von Microsoft, IBM und Google sind vom Funktionsumfang sehr ähnlich, mit allen 3 Lösungen wird ein modernes Arbeitsmittel für die tägliche Arbeit rund um Kommunikation und Dokumentenerfassung bereitgestellt und lassen dem Benutzer die freie Wahl des Arbeitsgerätes. Die Lösungen sind primär nur online verfügbar, falls man in Bereichen ohne Netzwerkanbindung/-abdeckung arbeiten will (Flugzeug, Zug, …) ist man auf die z.T. aufpreispflichtigen Erweiterungen angewiesen.

Die drei Lösungen bieten keine direkte Unterstützung für die Abbildung von geführten Arbeitsprozessen – Protogrid hebt sich dadurch von den drei Lösungen ab; bietet aber im Gegenzug keine Funktionen für die direkte Kommunikation (Instant Messaging, Voice und Video Chats) und Tools für die Dokumentenerstellung.

3.2.        Nicht-funktionale Aspekte

Die Lösungen verfolgen unterschiedliche Ansätze:

Die Microsoft-Lösung verfolgt einen Datei-zentrischen Ansatz, die IBM Lösung stellt den Menschen in den Mittelpunkt, und die Google-Lösung stellt das Web und die Zusammenarbeit ins Zentrum. Diese unterschiedlichen Philosophien haben einen starken Einfluss auf die Benutzererfahrung und -Freundlichkeit. Protogrid stützt sich auf die hohe Flexibilität in Bezug auf Prozessabbildung und Anpassbarkeit (hinsichtlich der Anwendungsmodellierung wie auch der Nutzung auf x-beliebigen Endgeräten) ab und macht die Anwendungsentwicklung für Endanwender auf intuitive Weise zugänglich (beispielsweise lässt sich ein Inventar das typischerweise in Excel geführt wird sehr einfach auf Protogrid realisieren).

3.3.        Finanzielle Aspekte

Alle Lösungen werden pro Benutzer und Monat als Service angeboten

Preise Gemäss online publizierten Information am 26.05.2016

Microsoft Office 365 Business 8.80 Euro pro Monat und Benutzer
IBM Connections 10 USD pro Monat und Benutzer
Google Apps for Work 4 Euro pro Monat und Benutzer
Protogrid 4 Euro pro App, Monat und Benutzer

40 Cent pro Monat und Benutzer (nur lesend)


Hinweis: hierbei handelt es sich nur um die Grundpreise – kostenpflichtige Erweiterungen führen schnell zu einer Verdoppelung der Gesamtkosten.

3.4.        Grössenordnung Schulungsbedarf

Der Schulungsbedarf für alle Lösung wird als tendenziell klein beurteilt – in vielen Firmen wird auf eine Schulung sogar verzichtet. Basierend auf Erfahrungen des Autors wird dies nicht empfohlen – bei vielen Kunden wurden Schulung im Nachhinein auf Grund der Erfahrungen beim Rollout nachgeholt.

Der Schulungsbedarf bei den Microsoft Produkten darf auch nicht unterschätzt werden – bedingt durch die Unterschiede in den Microsoft Office-Produkten gegenüber Vorgängerversionen.

3.5.        Bedarf an IT Support / Implikationen für Unternehmensinformatik

Cloud-basierte Lösungen haben einen grossen Einfluss auf die Unternehmensinformatik und das eingesetzte Personal für Support und Betrieb. Um negative Reaktionen des eigenen IT Personals zu vermeiden, empfiehlt es sich bei der Evaluation von Cloud-Lösungen das eigene IT Personal stark zu involvieren. Der Grundgedanke mit Cloud-Lösungen einen Grossteil des Personals einzusparen hat sich bei den meisten Firmen nicht bewahrheitet – der Einsatz von Cloud-Lösungen kann sich aber befreiend für IT-Abteilungen auswirken, sodass diese die bestehenden Aufgaben besser wahrnehmen oder sich um neue Aufgaben kümmern können.

Die Nutzung von Cloud-Lösungen erfordert neue Kompetenzen im Unternehmen

·        Service Provider Management und Service Level Monitoring sollten professionell betrieben werden.

·        Lizenz-Management sollte (pro-) aktiv betrieben werden. Nicht-funktionierende HR-Prozesse (v.a. im Bereich Mitarbeiteraustritt) können schnell zu massiven Mehrkosten führen.

·        die Organisation des IT-Supports wird komplizierter – an Stelle des hauseigenen Second-Level-Supports tritt neu der IT-Support des Cloud Service Providers.

·        Klumpenrisiko/Abhängigkeitsrisiko: Ausfälle des Cloud Providers wirken sich fatal für Kunden aus – v.a. wenn mehr als nur ein Service von einem Anbieter bezogen wird. Die Service Level Agreements des Providers sollten hierzu genau beurteilt werden oder alternativ ein funktionierendes Business Continuity Konzept umgesetzt (und getestet) werden. IT Security: Cloud-Lösungen sind im Internet frei zugänglich und bieten dementsprechend eine neue Angriffsfläche. Den Cloud-Lösungen selbst kann eine hohe Sicherheit attestiert werden – problematisch kann es aber bei der Integration werden. Fehlende oder schwache hausinterne Passwortvorgaben die direkt durch Password-Synchronisation oder Federated Identity Systeme auf die Cloud übernommen werden können Tür und Tor für Hacker oder Industriespionage öffnen.

4.        Zusammenfassung

Moderne Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für viele Unternehmen. Eine generelle Empfehlung welche Lösung zu welchen Unternehmen am besten passt ist hierbei nicht möglich.

Richtig eingesetzt und betrieben eröffnen die aktuell verfügbaren Lösungen eine bessere Potentialnutzung der eigenen Ressourcen – durch die verbesserte interne Zusammenarbeit können Produktentwicklungszyklen verringert werden, das Unternehmenswissen besser genutzt werden und hausinterne Prozesse optimiert werden.

Ein Entscheid für einen Wechsel von der aktuell eingesetzten Lösung auf eine der genannten Cloud-Lösung sollte ganzheitlich betrachtet werden – rein finanziell und/oder technisch orientierte Entscheide können sich als Bumerang erweisen.

Finger weg vom Notes-Client 9.0.1FP7 - Update 19.12.2016 Fix mit 9.0.1 FP7 IF2 vorhanden

Heinz Mathys 
3 October 2016
Bei Tests habe ich festgestellt, dass ein Dateinanhang der mittels Instruktion "NotesRichtextItem.EmbedObject" eingefügt wurde, doppelt im Notes-Client dargestellt wird - das Verhalten ist nicht immer reproduzierbar.

Hier ein Beispiel, wie es sich dem User präsentiert:

Image:Finger weg vom Notes-Client 9.0.1FP7 - Update 19.12.2016 Fix mit 9.0.1 FP7 IF2 vorhanden
Dieses Verhalten mit der doppelten Darstellung  (Stichwort: V2-Style-Attachment) ist ein immer noch bekanntes Problem, wenn z.B. das Notes-Richtext-Item nicht auf der Maske vorhanden ist. Es ist in diesem Fall gewährleistet, dass das Notes-Richtext-Item auf der Maske vorhanden ist und die Datei korrekt darin eingebettet ist.

Mittels Web-Recherchen habe ich schlussendlich den Regressions-IBM-Knowledge-Base-Eintrag "LO90248: REGRESSION IN NOTES 901FP7: DUPLICATE ATTACHMENTS ICONS WHEN USING LS EMBEDOBJECT TO ATTACH FILES TO A NOTESRICHTEXTITEM" gefunden, in dem das Verhalten beschrieben wird.

*** Update: mit Notes-Client 9.0.1 FP7 IF2 ist dieses Problem gelöst ***

Mit dem Notes-Client 9.0.1 FP7 tritt dieses Verhalten sporadisch in verschiedenen Situationen in bestehenden und neu erstellten Dokumenten auf. Und tatsächlich, dasselbe Dokument mit dem Notes-Client 9.0.1 FP6 betrachtet weist dieses Phänomen nicht auf.

Deshalb meine Empfehlung: Finger weg vom Notes-Client 9.0.1 FP7

Die ETH als Talentpool für ATEGRA-Kunden

Gregor Weisser 
1 October 2016
Die meisten ATEGRA-Fachpersonen haben an der ETH studiert. Was bringt dies unseren Kunden?

Die ETH nimmt bei verschiedenen Hochschul-Rankings weltweit Spitzenränge ein.
Beim bekannten Ranking "Times Higher Education" ist die ETH im Bereich Informatik neu sogar auf Platz 1.        
Grund dafür sind Spitzenbewertungen in verschiedenen Bereichen:
  • rückblickend positive Einschätzung der Alumni
  • positive Einschätzung der Unternehmen
  • gutes Betreuungsverhältnis Dozierende zu Studierende
  • hohe Anzahl und Qualität der Publikationen aus der Forschung sowie Reputation bei Wissenschaftlern
  • weitere Qualitätsfaktoren

Was aber bringt das unseren Kunden? Die Forschungsresultate eher wenig, da es sich oft um Grundlagen-Forschung handelt und die Projekte, die wir für unsere Kunden umsetzen wenn überhaupt, dann mit angewandter Forschung zu tun haben.

Entscheidend ist aber, mit intelligenten und auffassungsstarken Leuten arbeiten zu können. ETH-Absolventen sind da ideal: Sie bringen starke Denkfähigkeiten mit und haben auch viel von ihren Mitstudent(innen) dazugelernt. Die hohe Qualität der ETH-Absolventen bringt unseren Kunden Fachleute mit der Fähigkeit zu abstrahieren, voraus zu denken und so Systeme zu konzipieren, die auch langfristig nutzbringend sind.

Weiterführende Infos:

Die ETH publiziert eine Zusammenstellung einiger Rankings (https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/portraet/rankings.html).

"Von den 200 besten Universitäten der Welt finden sich 7 in der Schweiz, besagt ein britisches Ranking. Die ETH Zürich ist gar unter den besten 10", schreibt die NZZ (http://www.nzz.ch/schweiz/aktuelle-themen/universitaeten-ranking-die-eth-zuerich-in-den-top-ten-1.18613512)

Weshalb ist Machine Learning für Ihre Firma wichtig?

Hans Hardmeier 
18 August 2016
Was ist Machine Learning und wie kann eine Firma es brauchen?

Was ist Deep Learning (DL)? DL ist grundsätzlich rechnergestützte Wahrnehmung. Als Wahrnehmung definieren wir die Möglichkeit Daten zu interpretieren. Im Machine Learning (ML) unterscheiden wir zwischen supervised und unsupervised Learning. Entweder können wir direkt Daten einer bekannten (supervised) Kategorie zuordnen. Z.B. „Dieses Foto ist von meiner Tochter“, „diese Stimme ist von meiner Mutter“) oder zusammen in einer unbekannten (unsupervised) Kategorie sammeln: Z.B. „Diese zwei Personen haben den gleichen Akzent“ oder „Diese zwei Personen sind sicher verwandt“.

Da dieses Konzept relativ abstrakt ist, kann man es überall anwenden. Wir können Algorithmen trainieren, um z.B. Spam-Mails von Nicht-Spam-Mails zu unterscheiden oder potentielle Gefahren zu erkennen. Ab hier wird es interessant.

Mit Hilfe von Deep Learning und anderen Algorithmen können wir nahezu alles klassifizieren, gruppieren und sogar vorhersagen. DL erkennt automatisch bestimme Signale und Strukturen von den gegebenen Daten. Wenn die Parameter in der «Training»-Phase bestimmt werden, werden die Fehler der Vorhersagen anhand der Training-Daten minimiert. Dies bezeichnet man als «Optimierung».

Daten können Bilder, Videos, DNA, Texte, Zahlenserien u.a. sein. Praktisch alles was der Mensch digitalisieren kann. Man kann nun grosse Datamengen intelligent, schnell und automatisch analysieren (viel effizienter und schneller als je ein Mensch in der Lage ist).

Hat man die Vorhersage, kann man darauf früh und schnell reagieren. Spam-Mail  Spam-Folder, das Röntgen-Bild zeigt ein Tumor-Muster  Weiterleitung zu Experten oder weitere Tests.

Um das zu erreichen, braucht man aber etwas Wichtiges: Daten. Heutzutage wird glücklicherweise alles digitalisiert. Es wird aber aus Platzgründen digitalisiert. Anstatt ein Buch hat man eine 145 KB Datei. Anstatt Papier-, Tinte- und Versandkosten zu decken, kann man ein E-Mail schicken. Es wird aber Zeit das Potential der Digitalisierung zu benutzen. Es gibt bereits verschiedene ML- und DL-Algorithmen um bestimmte Daten zu klassifizieren und vorherzusagen. Man braucht nur Fachkräfte, die diese Algorithmen an bestimmten Datensätze trainieren und praktisch einsetzen.

Datenverarbeitung, Geschäftskontrolle und Geschäftsverwaltung sind die perfekte Voraussetzungen für die Erweiterung eines bisher noch nicht existierenden Markts: Intelligente Analyse. Grosse Firmen haben bereits die ersten Schritte gewagt: AMAZON Machine Learning, Microsoft Azure Machine Learning und SAS-ML-Lösung bieten diese Dienstleistungen bereits an.

Die Deep-Learning-Firma Skymind stellte folgende Beispielliste der möglichen Anwendungen zusammen:

Image:Weshalb ist Machine Learning für Ihre Firma wichtig?

Sources:

http://deeplearning4j.org/use_cases.html

https://www.quora.com/What-are-the-practical-applications-of-deep-learning-What-are-all-the-major-areas-fields

https://entwickler.de/online/azure-machine-learning-166738.html

https://aws.amazon.com/de/machine-learning/details/

http://www.sas.com/de_ch/insights/analytics/machine-learning.html