Wie Unternehmen die passende Software finden
Daniel Breitenmoser 3 May 2018 08:24:32
Maja Rentsch, Geschäftsführerin der Razionell GmbH, war unzufrieden. Der administrative Aufwand war in den ersten Geschäftsjahren zu hoch, und die Abläufe in ihrem Unternehmen entsprechend ineffizient. Doch das ist Vergangenheit. Die Lösung lag darin, die passende Business-Software anzuschaffen. Dazu hat sich Maja Rentsch mit Kapital, Ideen, potentiellen und effektiven Kunden, Maschinen und Räumlichkeiten auseinandergesetzt. Sie hat Unternehmenssoftware zur Unterstützung von betrieblichen und administrativen Abläufen mit ihren Anforderungen verglichen. Seither ist für die Geschäftsführerin alles viel einfacher geworden.Welche Art von Software braucht ein KMU?
Diese Antwort und noch andere Infos, die für eine KMU wichtig sein könnten sind im entsprechenden Swisscom Artikel vom KMU-Magazin abgelegt.
Business-Software ist der eigentliche Betriebsstoff eines KMU. Doch welche Arten von Software benötigt ein Unternehmen überhaupt? Erste Schritte zur Evaluation passender Unternehmensanwendungen.
Maja Rentsch, Geschäftsführerin der Razionell GmbH, war unzufrieden. Der administrative Aufwand war in den ersten Geschäftsjahren zu hoch, und die Abläufe in ihrem Unternehmen entsprechend ineffizient. Doch das ist Vergangenheit. Die Lösung lag darin, die passende Business-Software anzuschaffen. Dazu hat sich Maja Rentsch mit Kapital, Ideen, potentiellen und effektiven Kunden, Maschinen und Räumlichkeiten auseinandergesetzt. Sie hat Unternehmenssoftware zur Unterstützung von betrieblichen und administrativen Abläufen mit ihren Anforderungen verglichen. Seither ist für die Geschäftsführerin alles viel einfacher geworden.
Welche Art von Software braucht ein KMU?
Das sind die wichtigsten Anwendungen, die Administration, Verkaufsabteilung oder Kundenbetreuung erheblich entlasten:
Auftragsbearbeitung
Es soll ganz einfach sein, einen Auftrag im System zu erfassen und die richtigen Mitarbeitenden zu avisieren. Im Idealfall kann der Kunde sogar seinen Auftrag selber erfassen damit dieser anschliessend lediglich noch geprüft und für die Produktion freigegeben werden muss. Moderne Chefs machen das am liebsten auf dem Mobiltelefon.
Ausnahme: Der Kunde kommt sowieso immer direkt in den Laden und wird dort persönlich bedient. In diesem Fall genügt eine Pendenzenbearbeitung, um dem Kunden allfällig nicht vorrätige Ware nachliefern zu können.
Fakturierung
Wer Rechnungen schreibt, erledigt das heute am Computer. Dazu empfiehlt sich eine ausgewachsene Standardlösung. Wenn nur wenige Rechnungen im Jahr erstellt werden, reichen allenfalls Excel-Tabellen und eine Textverarbeitung.
Manuelle Sofortrechnungen auf einem Quittungsblock sind bei mobilem Einsatz noch gang und gäbe, Sinnvoller ist eine mobile Fakturierungslösung auf dem Tablet, um die Datenintegration mit der Finanzbuchhaltung zu vereinfachen und den administrativen Aufwand zu senken.
Lagerbuchhaltung
Wer viele Artikel an Lager hält und automatisch an Nachbestellungen erinnert werden will, kann dies mit einer Lagerbewirtschaftungssoftware machen. Idealerweise werden bei der Auftragsauslösung auch gleich die gewünschten Artikel im Lager abgebucht.
Finanzbuchhaltung
Eine Finanzbuchhaltung («Fibu») ist für jede Art von Gewerbe notwendig, um den Überblick über den finanziellen Zustand des Unternehmens zu behalten. Zudem ist seitens Gesetzgeber die Führung einer Buchhaltung vorgeschrieben.
Unternehmen, die ihre Buchhaltung von einem Treuhänder führen lassen, müssen keine eigene Fibu-Software einsetzen. Entweder werden alle Belege dem Treuhänder geschickt, oder – rationeller und kostengünstiger – man setzt ein Belegserfassungsprogramm ein. Die digitalisierten Daten werden automatisch dem Treuhänder übermittelt.
Produkte- oder Leistungskatalog
Der Produkte- oder Leistungskatalog enthält die Beschreibung der wichtigsten Produkte oder der wichtigsten Dienstleistungen einer Firma. Er sollte auch mobil verfügbar sein sowie Fotos und Preislisten enthalten. Denn der Produkte- oder Leistungskatalog ist die Visitenkarte der Firma.
Idealerweise ist der aktuelle Katalog auf der Firmenwebsite für Kunden zugänglich. Bei umfassenden und komplexen Produktelisten ist gegebenenfalls sinnvoll, diese nur den eigenen Verkaufsberatern mittels App zur Verfügung zu stellen. Die Berater sind professionell geschult und können den Kunden die Produkte unter fachlichen Erläuterungen präsentieren.
Vertragsverwaltung
In der Vertragsverwaltung werden alle Verträge mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern abgelegt. Jeder Vertrag kann so sehr rasch gefunden werden. Einen zusätzlichen Nutzen bietet die frühzeitige Warnung vor Kündigungsfristen.
Pendenzen-Management
Pendenzen entstehen überall, wo gearbeitet wird. Oft werden die Aufgaben in Outlook gesammelt, verwaltet und bearbeitet. Eine zentrale Pendenzenlösung bietet aber den Vorteil, dass To-do-Listen mit mehreren involvierten Personen beispielsweise in sequentieller Form abgearbeitet werden können. So kann etwa ein komplexes Vertragswerk alle betroffenen Instanzen durchlaufen und schliesslich abgeschlossen werden.
In Projekten fallen Projektaufgaben an. Ideal ist es, wenn alle Beteiligten auf alle Tasks Zugriff haben und dort die neuesten Informationen eintragen. Dadurch sind immer auf dem neusten Stand, ohne dass ein E-Mail-Chaos entsteht.
Mit einer Pendenzenbearbeitung können aber auch Reklamationen systematisch erfasst und konsequent abgearbeitet werden, was der Kundenzufriedenheit mit Bestimmtheit zuträglich ist.
Offerten- und Auftragsverwaltung
Mit einer Offerten- und Auftragsverwaltung behält man den Überblick über alle Offerten und Aufträge der Unternehmung. Standardofferten können mit wenigen Mausklicks zusammengestellt und als PDF-Datei per E-Mail versendet werden.
Auswertungsfunktionen liefern detaillierte Informationen über den Status von Offerten und Verträgen. So weiss man rasch, wann welcher Kunde welche Offerte erhalten hat, wo noch Verhandlungen nötig sind und welche Aufträge erteilt wurden.
Zeiterfassung
Mit einer modernen Zeiterfassungslösung können die Mitarbeitenden bequem und auch auf dem Smartphone ihre Arbeitszeiten erfassen – wenn nötig inklusive Auftragszuweisung. Das ermöglicht eine flexible und standortunabhängige Zeiterfassung und verhindert, dass geleistete Stunden mehrfach erfasst werden müssen.
Absenzenerfassung
Wer geht wann in die Ferien? Wurden die Stellvertretungen avisiert und sind diese dann verfügbar? Wer ist wie oft krank? Solche Fragen können dank einer Absenzensoftware einfach beantwortet werden. Die Absenzenverwaltung kann allenfalls auch in der Zeiterfassungssoftware geführt werden.
Kundendaten (Customer Relationship Management, CRM)
Kundendaten sind die Grundlage für ein effizientes Marketing und für gezielte Aktivitäten. Die entsprechenden Informationen sind zwar oft in der Auftragsverwaltung enthalten, müssen aber auch für spezifische Verkaufsaktivitäten verwendet werden können. So ist man ständig im Bilde, welche Kunden sich für welche Produkte interessieren.
Website
Eine ansprechende und mobil zugängliche Website ist die digitale Visitenkarte einer Firma. Sie enthält nebst der Unternehmenspräsentation auch den Produkte-/Leistungskatalog, Erfolgsgeschichten und einladende Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme, Bestellung oder Offertanfrage. Auf der technischen Seite sollte die automatische Publikation von Artikelbeschreibungen, aktuellen Preislisten, Blog-Artikeln oder Neuigkeiten möglich sein. Deshalb ist für die Website eines der zahlreichen CMS (Content Management System) empfehlenswert.
Newsletter-Versand
Heute existieren unzählige ausgeklügelte Lösungen zum einfachen Generieren von packenden Newsletter-Mails. Diese werden automatisch an genau definierbare Kundenkreise gesendet, sodass anschliessend der Erfolg detailliert ausgewertet werden kann.
Tipps zur Software-Beschaffung
Damit Sie die für Ihr Unternehmen passende Software anschaffen können, braucht es zuerst eine Bedürfnisanalyse. Dazu gehören Fragen wie:
- Wo verliere ich Zeit bei meiner Arbeit?
- Sind meine Kunden gut betreut? Wenn nein, was fehlt, um sie gut zu betreuen?
- Muss ich den Computer mehrmals mit denselben Informationen füttern?
- Habe ich einen guten Überblick über meine Offerten und Aufträge?
- Könnte die Erstellung einer Offerte einfacher gemacht werden?
- Gehen Informationen in meinem Unternehmen verloren?
- Möchte ich meine Kunden öfters über Neuerungen informieren?
Möglicherweise bietet es sich an, für die Analyse und Beschaffung einen IT-Dienstleister ihres Vertrauens zu konsultieren. Dieser sollte einen möglichst fundierten Überblick über die ganze Palette aktueller Angebote und technischer Möglichkeiten haben und sich nicht nur auf bestimmte Nischen oder Typen von Software konzentrieren.
Vielleicht schlummert aber in Ihren Mitarbeitern so viel IT-Know-how, dass Sie Ihre digitale Zukunft selbst in die Hand nehmen möchten? Mittlerweile gibt es mächtige Tools, die es engagierten Power-Usern erlauben, selbständig mit geringem Aufwand hochwertige Lösungen zu erstellen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Es lohnt sich, einen Blick auf PowerApps von Microsoft, ServiceNow oder Protogrid zu werfen und einmal selbst einen Versuch zu wagen.
Zum Autor:
Daniel Breitenmoser ist Projektleiter bei Ategra AG in Zürich. Das Unternehmen verwirklicht moderne Software-Lösungen für erfolgreiche Unternehmen in der Schweiz und im Ausland. Das Ziel ist es, mittels fortschrittlicher Software-Lösungen einen noch höheren Geschäftserfolg zu gewährleisten. Deshalb bietet Ategra mit «Protogrid» eine innovative Entwicklungsplattform für simple, produktivitätssteigernde Fachanwendungen.
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