Notes als DMS/ECM

Gregor Weisser  6 November 2012 19:58:05

Welche Anforderungen stellen wir gemeinhin an ein DMS?

1. Ablage von beliebigen Dokumenten: Word, Excel, Powerpoint, PDF, CAD, Fotos u.v.m.
2. Klassifizierung der abgelegten Dokumente
3. Volltextsuche
4. Check-In und Check-Out
5. Versionierung von Dokumenten
6. Zusammenfassung von Dokumenten zu Dossiers und Subdossiers
7. Versiegelung (sealing) von Dokumenten, sodass sie nicht mehr verändert werden können
8. Archivierung von Dokumenten und Dossiers abhängig von zeitlichen und anderen Kriterien

Was viele nicht wissen: All diese Funktionen deckt IBM Notes und Domino ab. Wer Notes einsetzt und die obigen Anforderungen hat, muss kein DMS beschaffen.

Notes hat insbesondere ein paar Features, die es im Vergleich zu konventionellen DMS stark machen:
1.        Off-Line-Fähigkeit dank Replikation auf Notebooks
2.        Multi-Site-Fähigkeit, dank Replikation zwischen Servern an verschiedenen Standorten
3.        Steuerung der Sichtbarkeit von Dokumenten und Dossiers auf Dokumenten-Ebene resp. Dossier-Ebene dank Readers-Feldern
4.        Verknüpfung mit E-Mail für das Avisieren von anderen Bearbeiter eines Dokuments oder Dossiers via DocLink-Messages

Dennoch hat Lotus Notes als DMS ein paar Schwächen:
1.        Notes ist nicht ideal, wenn man sehr viele Files verwalten will, so wie man das mit dem Microsoft Internet Explorer macht.
2.        Notes ist nicht stark, wenn es um sehr grosse Volumina geht an einem Standort und auf einem Server wie z.B. 100'000'000 Dokumente mit einem Gesamtvolumen von 400 Tera-Bytes. Wir sind hier im Bereich von sog. VLDB (Very Large Databases).
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