Moderne Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen: Ein Vergleich zwischen Protogrid, Microsoft Office 365, IBM Connections und Google Apps

Markus Haller  7 November 2016 07:56:24

1.        Einleitung

Die Benutzer wünschen sich moderne Arbeitslösung basierend auf folgenden Eigenschaften: Sie sollen den Anforderungen eines Information-Workers genügen gepaart mit moderner Arbeitsweise (egal wo, egal wann, egal wie - ich kann meine Arbeit erledigen). Daraus ergibt sich dass sie mit einem flexiblen Bereitstellungmodell aus einer Cloud geliefert werden.

Alle grossen Software-Hersteller haben ihre Produktpalette an diese neue Entwicklungsrichtung angepasst und entsprechende Cloud-basierte Produktlösungen auf den Markt gebracht.

·        Google Apps (GMail, Calendar, Drive, Hangouts, Docs, …)

·        Microsoft Office 365 und die Azure Cloud

·        IBM Verse, Connections + Docs und die IBM Smartcloud

Alle Lösungen zielen auf den klassischen Arbeitsprozess der Dokumentenerarbeitung in Kombination mit Kommunikations-/Zusammenarbeitslösungen. Die wesentliche Änderung gegenüber den bisherigen Lösungen zu Software- und Patch & Upgrade-Management (Software-Installation/-verteilung oder Streaming) und Arbeitsweise liegt im Bereitstellungsmodell der Software für verschiedene Hardwareumgebungen und dem Ablage-Ort der Daten für den Endbenutzer.

Ein wesentlicher Faktor für Effizienz in der tagtäglichen Arbeit ist wie die eigenen Arbeitsprozesse abgebildet sind. Hinsichtlich dieses Aspekts bieten die «neuen» Lösungen keine wesentliche Unterstützung oder Verbesserung – eine Abbildung eines Arbeitsprozesses muss mit zusätzlichen Lösungen umgesetzt werden und kann zu massiven Mehrkosten führen.

Daher wurde für den Vergleich eine moderne Applikationsplattform hinzugefügt, die genau auf diesen Bereich zugeschnitten ist. Wir vergleichen hier folgende Lösungen:

·        Protogrid siehe http://www.protogrid.com
·        Microsoft Office 365 siehe https://products.office.com/business/office
·        IBM Connections siehe http://www-03.ibm.com/software/products/de/conn
·        Google Apps siehe https://apps.google.com

2.        Beschreibung der Lösungen

2.1.        Was ist Protogrid?

Protogrid (Quelle Protogrid: http://www.protogrid.com/) ist eine neue cloud-basierte flexible Zusammenarbeitslösung, die die Methodik des RAD RAD: Rapid Application Development bzw. schnelle Anwendungsentwicklung, siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Rapid_Application_Development unterstützt und dieses so stark vereinfacht hat, dass auch Endanwender ohne Unterstützung von einem Software-Entwickler eigene Arbeitsprozesse abbilden können.

Protogrid Anwendungen sind primär Informationssysteme, die automatisch auf allen populären Hard- und Softwareplattformen laufen – entweder als Browserapplikation, als Desktopapplikation oder als Mobile App für Smartphones und Tablets.

Protogrid bietet folgende Kernfunktion nebst RAD:

·        Cross-platform development: jede Protogrid-Anwendung muss nur einmal entwickelt werden und läuft auf allen unterstützten Plattformen

·        Multi-language support: Protogrid unterstützt Mehrsprachigkeit durch ein integriertes System

·        Off-line capability: alle Protogrid-Clients mit Ausnahme der Browser-Version sind komplett off-line fähig und funktionieren ohne Netzwerkanbindung. Änderungen werden bei verfügbarer Netzwerkverbindung automatisch mit der Cloud synchronisiert.

2.2.        Was ist Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 (Quelle Microsoft Office 365 https://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_365) bietet die bekannte MS Office-Anwendung als Webanwendung sowie zusätzliche Dienste im Rahmen eines Office-Software-Abonnement an.

Die Webanwendungen unter Microsoft Office Online beinhalten die Onlineversionen von Word, Outlook, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive. Office Online ist eine eigenständige Webanwendung und kann von jedem mit einem Microsoft-Account kostenlos und unabhängig vom Betriebssystem genutzt werden. Microsoft Office Online ist mit den ebenfalls kostenlosen Angeboten Google Drive oder Zoho Office Suite vergleichbar.

Je nach Tarif beinhaltet das Office-365-Abonnement neben den genannten Webanwendungen zusätzliche Serviceangebote, wie z. B. eine professionelle E-Mail-Lösung oder Webspace für eine Website. Bis hierher ist das Angebot der entsprechenden Tarife unabhängig vom Betriebssystem mit einem Browser nutzbar und ist damit auch mit dem kostenpflichtigen Angebot von Google Apps zu vergleichen.

Tarifabhängig kommen noch die mit mehr Funktionen versehenen Desktopversionen der Office-Anwendungen hinzu, sowie Access und Publisher. Für große Unternehmen können noch Lync und InfoPath hinzu gewählt werden.

2.3.        Was ist IBM Connections (mit IBM Docs)?

IBM Connections (Quelle IBM Connections http://www-03.ibm.com/software/products/de/conn) ist eine Social Software von IBM; es soll die Funktionalität des sogenannten Web 2.0 für Geschäftskunden bereitstellen. IBM Docs ist ein cloud-basierender Webeditor für Textdokumente, Präsentationen und (Excel-)Tabellen. IBM Docs erlaubt es Nutzern, Inhalte gleichzeitig und in Echtzeit zu bearbeiten. Dokumente werden auf einem zentralen Server gespeichert und können von dort aus anderen Personen zum Editieren freigegeben werden. IBM Docs wurde entwickelt, um Teams zu helfen, besser an Dokumenten zu arbeiten und Revisions- sowie Konsolidierungsprozesse zu vereinfachen. (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/IBM_Docs)

IBM Connections unterstützt Kunden in folgender Hinsicht:

·        Umfassende Nutzung von Social Media und Einbindung Ihrer Marke in alle Vorgänge. Diese soziale Plattform kann Social Media bei allen Kundeninteraktionen in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

·        Nährboden für Kreativität. Jetzt kann praktisch jedes Mobilgerät, einschließlich Tablet-Computern, mit einer sozialen Plattform ausgestattet werden. IBM Connections stellt eine flexible, sichere Grundlage für eine umfassende BYOD-Strategie (Bring-your-own-device) dar.

·        Kombination mit IBM Software und Anwendungen anderer Anbieter. So können Sie die Social-Business-Plattform Ihres Unternehmens erweitern.

·        Kombination mit Microsoft-Anwendungen. Dazu gehören Microsoft SharePoint, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook und Microsoft Office.

IBM Connections besteht aus folgenden Komponenten: Homepage, Profiles, Communities, Blogs, Bookmarks, Activities, Files, Wiki, Ideation Blog, Mediengalerie.

«Mit IBM Docs sollen Anwendungsfälle unterstützt werden, in denen Teamkollaboration und Echtzeitkommunikation benötigt wird (zum Beispiel: mehrere Nutzer arbeiten simultan an einer Präsentation und haben einen hohen Abstimmungsbedarf). Mit IBM Docs können die Nutzer in Echtzeit mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig Inhalte pflegen und erweitern. Über eine eingebaute Kommentarfunktion können Abschnitte kommentiert und diskutiert werden. Kommentare und Diskussionen sind sowohl im Dokument selbst als auch außerhalb der Dokumente möglich. Für gezielte Kommentare, die an bestimmte Personen gerichtet sind, können @Mentions (@username) verwendet werden.

IBM Docs unterstützt binäre Microsoft Office Formate (z.B. .doc, .ppt), OpenDocument-Formate (z.B. .odt, .ods) und XML basierte Microsoft Office Formate (z.B. .docx, .xlsx). Darüber hinaus können Templates hochgeladen werden, die als Dateivorlage genutzt werden können. IBM Docs nutzt als Dokumenten-Management-System die Dateiablage von IBM Connections. In IBM Connections werden Dateien zentral abgelegt, geteilt und zum Editieren freigegeben. Darüber hinaus können verschiedene Versionen verwaltet werden, um sicherzustellen, dass die aktuelle Version für alle Teammitglieder zur Verfügung steht. Dokumente können anderen Nutzern mit verschiedenen Lese- und Schreibrechten geteilt werden.» (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/IBM_Docs)

2.4.        Was ist Google Apps for Work?

Google Apps for Work (Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/Google_Apps) (früher Google Apps for Business) ist eine Reihe von Software-Werkzeugen. Sie basieren auf Cloud Computing- und Groupware-Konzepten. Der Hersteller bietet sie als Abonnement an. Die Produkte und Dienste des Angebots umfassen

·        Gmail (Dienst für E-Mail)

·        Google Kalender (Dienst für persönliche Kalender)

·        Google Drive (Dienst für Ablage von Dateien)

·        Hangouts (Dienst für Video- und Sprachanrufe sowie Nachrichten)

·        Google Docs (Dienst für Dokumentenerarbeitung mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Sheets (Dienst für Tabellenkalkulation mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Slides (Dienst für Präsentationserarbeitung mit Fokus auf Zusammenarbeit)

·        Google Forms (Dienst für benutzerdefinierte Formulare für Umfragen und Fragebögen)

·        Google Sites (Dienst für einfache Website-Erstellung für Unternehmen)

·        Google+ (Soziales Netzwerk von Google)

·        Google Apps Vault (Dienst für Archivierung von E-Mail-Nachrichten sowie Chatnachrichten)

Ausser Google Apps Vault sind alle im kostenpflichtigen Basisangebot enthalten. Ein erweitertes Angebot Drive for Work enthält Google Apps Vault sowie unbegrenzten Speicherplatz.

Google Apps for Work ist auch Bestandteil zahlreicher anderer Produkte des Anbieters "für den Arbeitsplatz". Dazu gehören Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work und Google Chrome for Work.

3.        Lösungsvergleich

3.1.        Funktionale Aspekte

Die Lösung von Microsoft, IBM und Google sind vom Funktionsumfang sehr ähnlich, mit allen 3 Lösungen wird ein modernes Arbeitsmittel für die tägliche Arbeit rund um Kommunikation und Dokumentenerfassung bereitgestellt und lassen dem Benutzer die freie Wahl des Arbeitsgerätes. Die Lösungen sind primär nur online verfügbar, falls man in Bereichen ohne Netzwerkanbindung/-abdeckung arbeiten will (Flugzeug, Zug, …) ist man auf die z.T. aufpreispflichtigen Erweiterungen angewiesen.

Die drei Lösungen bieten keine direkte Unterstützung für die Abbildung von geführten Arbeitsprozessen – Protogrid hebt sich dadurch von den drei Lösungen ab; bietet aber im Gegenzug keine Funktionen für die direkte Kommunikation (Instant Messaging, Voice und Video Chats) und Tools für die Dokumentenerstellung.

3.2.        Nicht-funktionale Aspekte

Die Lösungen verfolgen unterschiedliche Ansätze:

Die Microsoft-Lösung verfolgt einen Datei-zentrischen Ansatz, die IBM Lösung stellt den Menschen in den Mittelpunkt, und die Google-Lösung stellt das Web und die Zusammenarbeit ins Zentrum. Diese unterschiedlichen Philosophien haben einen starken Einfluss auf die Benutzererfahrung und -Freundlichkeit. Protogrid stützt sich auf die hohe Flexibilität in Bezug auf Prozessabbildung und Anpassbarkeit (hinsichtlich der Anwendungsmodellierung wie auch der Nutzung auf x-beliebigen Endgeräten) ab und macht die Anwendungsentwicklung für Endanwender auf intuitive Weise zugänglich (beispielsweise lässt sich ein Inventar das typischerweise in Excel geführt wird sehr einfach auf Protogrid realisieren).

3.3.        Finanzielle Aspekte

Alle Lösungen werden pro Benutzer und Monat als Service angeboten

Preise Gemäss online publizierten Information am 26.05.2016

Hinweis: hierbei handelt es sich nur um die Grundpreise – kostenpflichtige Erweiterungen führen schnell zu einer Verdoppelung der Gesamtkosten.

3.4.        Grössenordnung Schulungsbedarf

Der Schulungsbedarf für alle Lösung wird als tendenziell klein beurteilt – in vielen Firmen wird auf eine Schulung sogar verzichtet. Basierend auf Erfahrungen des Autors wird dies nicht empfohlen – bei vielen Kunden wurden Schulung im Nachhinein auf Grund der Erfahrungen beim Rollout nachgeholt.

Der Schulungsbedarf bei den Microsoft-Produkten darf auch nicht unterschätzt werden – bedingt durch die Unterschiede zu den Vorgängerversionen.

3.5.        Bedarf an IT Support / Implikationen für Unternehmensinformatik

Cloud-basierte Lösungen haben einen grossen Einfluss auf die Unternehmensinformatik und das eingesetzte Personal für Support und Betrieb. Um negative Reaktionen des eigenen IT Personals zu vermeiden, empfiehlt es sich bei der Evaluation von Cloud-Lösungen das eigene IT Personal stark zu involvieren. Der Grundgedanke mit Cloud-Lösungen einen Grossteil des Personals einzusparen hat sich bei den meisten Firmen nicht bewahrheitet – der Einsatz von Cloud-Lösungen kann sich aber befreiend für IT-Abteilungen auswirken, sodass diese die bestehenden Aufgaben besser wahrnehmen oder sich um neue Aufgaben kümmern können.

Die Nutzung von Cloud-Lösungen erfordert neue Kompetenzen im Unternehmen

·        Service Provider Management und Service Level Monitoring sollten professionell betrieben werden.

·        Lizenz-Management sollte (pro-) aktiv betrieben werden. Nicht-funktionierende HR-Prozesse (v.a. im Bereich Mitarbeiteraustritt) können schnell zu massiven Mehrkosten führen.

·        die Organisation des IT-Supports wird komplizierter – an Stelle des hauseigenen Second-Level-Supports tritt neu der IT-Support des Cloud Service Providers.

·        Klumpenrisiko/Abhängigkeitsrisiko: Ausfälle des Cloud Providers wirken sich fatal für Kunden aus – v.a. wenn mehr als nur ein Service von einem Anbieter bezogen wird. Die Service Level Agreements des Providers sollten hierzu genau beurteilt werden oder alternativ ein funktionierendes Business Continuity Konzept umgesetzt (und getestet) werden. IT Security: Cloud-Lösungen sind im Internet frei zugänglich und bieten dementsprechend eine neue Angriffsfläche. Den Cloud-Lösungen selbst kann eine hohe Sicherheit attestiert werden – problematisch kann es aber bei der Integration werden. Fehlende oder schwache hausinterne Passwortvorgaben die direkt durch Password-Synchronisation oder Federated Identity Systeme auf die Cloud übernommen werden können Tür und Tor für Hacker oder Industriespionage öffnen.

4.        Zusammenfassung

Moderne Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für viele Unternehmen. Eine generelle Empfehlung, welche Lösung zu welchen Unternehmen am besten passt ist hierbei nicht möglich.

Richtig eingesetzt und betrieben eröffnen die aktuell verfügbaren Lösungen eine bessere Potentialnutzung der eigenen Ressourcen – durch die verbesserte interne Zusammenarbeit können Produktentwicklungszyklen verringert werden, das Unternehmenswissen besser genutzt werden und hausinterne Prozesse optimiert werden.

Ein Entscheid für einen Wechsel von der aktuell eingesetzten Lösung auf eine der genannten Cloud-Lösung sollte ganzheitlich betrachtet werden – rein finanziell und/oder technisch orientierte Entscheide können sich als Bumerang erweisen.

 
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