Es muss nicht immer Excel sein

Daniel Breitenmoser  10 March 2017 11:19:45

In vielen KMU ist Excel das digitale Rückgrat der Administration. Doch ist es wirklich sinnvoll, Arbeitszeiten, Spesen, Ressourcen und dergleichen in der Tabellenkalkulation zu erfassen? Mit diesen Checklisten finden Sie heraus, ob eine Unternehmens-Software nicht vielleicht doch die bessere Wahl wäre.

So fängt ein Artikel von ATEGRA im KMU-Magazin an (Link zum Artikel).
Anhand eines konkreten Praxisbeispiels des Poliers Ueli Honegger wird die Türe zur mobilen Arbeit in einem Handwerker-KMU geöffnet. Mit dieser Perspektive wird aufgezeigt, dass viele der täglichen Arbeiten die heute oft mit Excel gelöst werden, wie

• Zeiterfassung (pro Auftrag oder generell)
• Absenzenkontrolle
• Ressourcenplanung (Reservierung von Räumen)
• Jahresarbeitstage unter Berücksichtigung der Feiertage mit den zu leistenden Stunden pro Woche und oder Monat
• Spesenabrechnung mit Berücksichtigung der Mehrwertsteuersätze
• Pendenzen
• Sitzungsvorbereitungen; Sitzungsdurchführung, Sitzungserledigung (Worddokument mit Excel-Pendenzenliste)
• Vertrieb: Produktekatalog bei Kundenbesuche (auf Tablet)
• Projektführung mit Links zur Projektdokumentation in Worddokumente
• Produkteliste

auch anders erledigt werden könnten. Excel hat nämlich seine Grenzen, diese werden im Artikel auch anschaulich aufgezählt.

Eine KMU kann erst beurteilen, wie es optimal Excel ablösen kann, wenn es seine eigenen Bedürfnisse abgeklärt sind. Im Artikel wird als Hilfe ein Anforderungskatalog vorgestellt.

Es wird auch auf die Abgrenzung zwischen Standardprogramme und individuelle Fachanwendung eingegangen:

• Der Einsatz einer Standardlösung ist dann sinnvoll, wenn die damit abgebildeten Prozesse branchenweit standardisiert sind, oder wenn man sich nicht detailliert mit der Ausgestaltung einer Wunschlösung beschäftigen möchte und die vorhandenen Anforderungen des Programms in etwa den Bedürfnissen entsprechen.
• Eine individuelle Fachanwendung drängt sich vor, wenn die bereits weitgehend definierten Anforderungen nur durch Kompromisse mit einer Standardlösung abgedeckt werden können oder der Fokus auf Flexibilität in Bezug auf Wachstum und Geschäftsentwicklung gelegt wird. Dieser Fokus wird oft durch Standardlösungen eingeschränkt.

Mein Fazit:
Angesichts von sich häufenden Berichten über gescheiterte Informatikprojekte ist es gerade für KMU sinnvoll, den Entwicklungs-, Einführungs- und Wartungsaufwand mit modernen Werkzeugen schlank zu gestalten. Heutzutage lassen sich ausgehend von Excel-Tabellen innert weniger Tage simple, aber produktivitätssteigernde Fachanwendungen erstellen und danach laufend anhand von konkretisierten Bedürfnissen ausbauen. Man kriegt damit sozusagen den Fünfer und das Weggli: Die Flexibilität, Unabhängigkeit und die tiefen Kosten von Excel einerseits und die Vorteile von professionellen Softwarelösungen andererseits. Und wer weiss, vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter schon bald so effizient wie der eingangs erwähnte Polier, der komplett digital unterwegs ist.
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