Kosten sparen in der Informatik
Gregor Weisser 18 November 2011 18:47:06
Sparpotenziale finden sich in den Bereichen Hardware, Software und Personal allerdings in unterschiedlichem Ausmass:1. Der Bereich Hardware entspricht ca. 10% der TCO und hat bloss ein geringes Sparpotenzial. Wenn wir von 5% ausgehen, macht dies 0.5% im Gesamttotal aus.
2. Im Bereich Software-Lizenzen kann man den Wettbewerb spielen lassen und so durchaus Einsparungen im Bereich von mehr als 10% erzielen, was im Gesamten mehr als 0.5% ausmachen kann.
3. Der grösste Anteil an den TCO machen die Personalkosten aus. Hier liegt dementsprechend auch das grösste Sparpotenzial. Wir müssen zwischen Internen und Externen unterscheiden.
Die internen Informatiker können wir grob in die Funktionen Support, Administration, Anwendungsentwicklung, Service-Manager, Projektleitung und Business Analysts unterteilen. Support-Aufwand kann einerseits durch Training und anderseits durch Standardisierung gesenkt werden. Im Bereich Training liegt ein grosses Potenzial. Es zeigt sich, dass viele User mangelhafte Informatik-Anwender-Kenntnisse haben und deswegen ineffizient arbeiten. Gegenmassnahmen sind einerseits "Tastaturtest" beim Einstellungsprozess und anderseits periodische Kurzschulungen für alle (z.B. pro User und Jahr eine Stunde Tipps und Tricks im Umgang mit Excel oder Word). Damit sind signifikante Steigerungen bei der Arbeitseffizienz möglich. Fitte User sind durchaus dreimal schneller als weniger fitte. Standardisierung von Hardware und Software ist seit langem ein Muss und soll hier nicht weiter diskutiert werden.
Anwendungsentwicklung ist ein Klassiker für Outsourcing. Schon in den sechziger Jahren des 20. Jahrhunderts wurde Anwendungssoftware im Outsourcing entwickelt. Anwendungsentwicklung eignet sich hervorragend für Ourtsourcing, da sich Pakete mit definiertem Lieferumfang, Kosten und Zeitrahmen bilden lassen.
Service-Manager sind gesuchte Leute: Sie steuern und kontrollieren die Beziehungen zwischen Lieferanten und internen Kunden und müssen dafür stark in Kommunikation sein. Projektleiter sind ähnlich dran: Gute Projektleiter sind in der Lage auftretende Probleme in Win-Win-Situationen zu konvertieren. Business-Analysts haben das besondere Talent Problemstellungen im Business-Bereich rasch zu verstehen, Lösungsmöglichkeiten zu entwerfen und dies den Informatikern in der richtigen Form mitzuteilen, sodass diese gute Lösungen dafür entwickeln. Diese Fähigkeit hat idealerweise auch ein Projektleiter und ein Service-Manager. Bei diesen Leuten kann und soll man nicht sparen. Das Problem ist eher umgekehrt: Wie stelle ich sicher, dass wir in unserer Organisation genügend gut qualifizierte Projektleiter, Service-Manager und Business-Analysts haben? Wenn man zu wenig solche Leute hat, kann man wichtige Vorhaben nicht oder zu langsam umsetzen.
Eine weitere Sparmöglichkeit besteht darin Hardware seltener zu ersetzen (z.B. alle 4 anstatt alle 3 Jahre), Software-Lizenzen seltener zu erneuern (dort wo dies möglich ist) und bestehende Systeme möglichst lange laufen zu lassen nach dem Motto "never change a running system". Grosse Kosten verursachen alle Arten von Migrationsprojekten, womit eine ROI-Berechnung essentiell wird. Ein Migrationsprojekt sollte nur dann gestartet werden, wenn die zukünfitgen Einsparungen auf allen Ebenen so hoch sind, dass möglichst schon nach zwei Jahren der Return on Investment erreicht wird. Dabei sind v.a. auch Verluste und Zuatzkosten auf dem Zielsystem in die Rechnung einzubeziehen, die nach der Migration entstehen werden. Es darf nicht vorkommen, dass das neue System weniger bietet als das alte.
Schlussendlich noch zur Königsdisziplin der Informatik: Informatik muss die Geschäftsprozesse unterstützen und dafür sorgen, dass dort Einsparungen möglich werden. Wenn dies mit Mehrkosten in der Informatik verbunden ist aber die Einsparungen im Business die Mehrkosten deutlich übersteigen, ist dies für die Gesamtorganisation sinnvoll. Der Autor sieht hier das grösste Potenzial: Wir werden in den nächsten zehn Jahren erleben, wie immer mehr Organisationen ihre Geschäftsprozesse beschleunigen und effizienter machen. Dabei werden einerseits bestehende Prozesse optimiert und anderseits Prozesse radikal umgestaltet. Aber immer wird es entscheidend sein, wie effizient die Mitarbeitenden mit Hilfe der Informatik-Anwendungen sind. Und hier werden wir erleben, wie das Verbessern der Bedienbarkeit (Usability) zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren wird. Organisationen, die mit Fachleuten die bestehenden Anwendungen optimieren, werden effizienter sein.
| Übersicht Wichtigste Massnahmen zur Kostenoptimierung in der Reihenfolge der erwarteten Effektgrösse 1. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess für alle Anwendungen 2. Periodische Kurzschulungen aller User 3. Tastaturtest beim Anstellungsgespräch 4. Migrationen nur bei Vorliegen nachweisbarer Kosten- und Nutzen-Optimierungen 5. Software-Lizenz-Kosten reduzieren 6. Längere Nutzungsperioden für Hardware |
Comments Disabled