E-Mail-Produktivität

Heinz Mathys  14 January 2018 07:26:29

Viele Personen verbringen viel Zeit mit E-Mails lesen und bearbeiten. Bei der steigenden Anzahl an eingehenden E-Mails (ich habe im 2017 durchschnittlich ca. 100 E-Mails pro Tag erhalten) wird es immer schwieriger den Überblick zu haben. Basierend auf meinen Erfahrungen hier ein paar Tipps zur Reduktion der Bearbeitungszeit bei sich und anderen.

Nebenbei: Das oder die E-Mail? Gemäss Duden https://www.duden.de/rechtschreibung/E_Mail weiblich oder sächlich, resp. die E-Mail; Genitiv: der E-Mail, Plural: die E-Mails, auch, besonders süddeutsch, österreichisch, schweizerisch: das E-Mail; Genitiv: des E-Mails, Plural: die E-Mails

Anbei Tipps für die Reduktion der Zeit für das Bearbeiten der E-Mails
1.       Wer muss auf die Empfängerliste? => Alle die etwas tun müssen oder informiert werden müssen
                   Im An-Feld (To:) stehen Empfänger, welche etwas tun müssen und alle anderen in der Kopie (CC:).
                   Was will ich vom Empfänger? Weshalb frage ich ausgerechnet den Empfänger?
                   Falls der Empfänger mich nicht kennt, kurze - ein Satz - Einführung 'wer ich bin'. Beispiel: Ich wende mich in der Rolle als Kundenbetreuer an Sie.
2.       Was steht im Betreff (=Subject)? => Schreibe eine Aktionshandlung in den Betreff
                   Bei einer Anfrage: Was muss der Empfänger tun? z.B. "Bitte Kundenumfrage bis xx.xx.xxxx zurücksenden."
                   Bei einer Antwort: Was wurde beantwortet, z.B. "Anbei meine Antwort auf die Kunenumfrage"
                   Bei einer reinen Info: Präfix "Info: " mit eine Kurzfassung einfügen.
3.       Formuliere E-Mails möglichst konzis, d.h. kurz und präzis
                   Max. 5 Sätze, welche auf folgende 5 Fragen behandelt (siehe http://five.sentenc.es/)
                   Was will ich vom Empfänger? Was muss der Empfänger tun? Wieso soll der Empfänger die Anfrage beantowrten, resp. die von mir angefragte Aufgabe erledigen?  Was ist der nächste Schritt?
4.        Verwende aussagekräftige Mail-Platzhalter (shortcuts) für immer wiederkehrenden Inhalte
                   Ein üblicher Platzhalter ist die Mail-Signatur, dazu kann aber auch "Sehr geehrte" oder "Mit freundlichen Grüssen" hinzugefügt werden.
5.        Vermeide Ping-Pong-Mail-Verkehr.
                   Spätestens nach der dritten Nachfrage/Präzisierung per Mail lohnt sich ein Gespräch - vor Ort oder per Natel.

Mein Chef ist froh, wenn ich in E-Mails an ihn jeweils
a)       Lösungsvarianten aufführe mit den Vor- und Nachteilen
b)       die von mir empfohlene Lösung begründet erwähne und zur Bewilligung vorschlage (so muss der Chef nur noch zurückschreiben "bin einverstanden")
c)       das ganze kurz halten
Ich habe aber auch bemerkt, dass ich genau das gleiche schätze und effizienter bin bei der Bearbeitung.
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