Empfehlungen an ausschreibende Stellen

Gregor Weisser  22 June 2018 18:47:02
Bei Submissionsverfahren finden man oft folgendes Eignungskriterium: "Der Anbieter hat mindestens zwei Projekte mit ähnlicher Art und Grösse in den letzten fünf Jahren realisiert."

Die Absicht ist, dass man einen Anbieter findet, der über Erfahrung auf dem Gebiet verfügt  (welche Funktionen braucht es, welche haben sich bewährt) und - falls es sich um eine Standard-Software handelt - dessen Lösung die Kinderkrankheiten hinter sich hat.

Dieses EK führt aber auch dazu, dass junge, innovative Anbieter keine Chance haben. Entweder haben sie noch gar kein Projekt mit ihrer neuen, innovativen Technologie realisieren können oder es war nicht gross genug oder es war bloss eines und nicht zwei. Dieses EK führt eigentlich auch zu einer Konzentration auf grosse Unternehmen, die irgendwo intern eine Fachperson finden, die schon mal vor ein paar Jahren bei einem ähnlich grossen Projekt mitgewirkt hat. Offen bleibt dabei, was mit dem Know-How der anderen damals beteiligten Fachleute ist, die möglicherweise in der Zwischenzeit die Firma verlassen haben..

Ein weiteres Problem entsteht dann, wenn man eine "Grossausschreibung" macht, wo man einen Anbieter für alle Teilorganisationen finden will. Wenn dann am Schluss des Evaluationsverfahrens der Anbieter feststeht, dann ist der Markt zugemauert - und das für viele Jahre - und andere, jüngere, modernere, innovativere Anbieter haben keine Chance mehr.

Gibt es Wege diese Dilemmata zu umgehen? Ich glaube ja..

Im folgenden ein paar Empfehlungen von uns, einem kleinen, innovativen Anbieter moderner Softwarelösungen:

1. Empfehlung
: Verzichten Sie auf das obige, ausschliessende EK. Verifizieren Sie stattdessen die Qualität des Anbieters mit einem kleinen Vorprojekt. Das Evaluationsverfahren ist also dreistufig:
Stufe: 1 Reduktion der Anzahl Anbieter auf eine Zahl von z. B. 7 Anbieter mittels eines Qualifikationsformulars, in dem Punkte vergeben werden.
Stufe 2: Durchführen eines Vorprojekts, wo die Anbieter eine kleine Aufgabe lösen müssen, bei der sie zeigen können, wie innovativ sie sind und welche Qualität sie bieten können: Die Qualität der Projektführung, der Kommunikation, des Konzepts, der User-Interfaces, der Software etc. Hierbei kann man sogar den drei besten Anbietern ein Preisgeld ausloben (analog Architektur-Wettbewerben).
Stufe 3: Reduktion auf einen Anbieter.

2.  Empfehlung
: Falls Anwendungssoftware für eine Gruppe von Organisationseinheiten evaluiert wird: Man evaluiere nicht bloss einen Lieferanten für alle, sondern mehrere Lieferanten (idealerweise drei bis sieben). Diese müssen allerdings die vorgegebenen Datenschnittstellen einhalten (z.B. nach eCH). Dank einheitlichen, standardisierten Schnittstellen können untereinander Daten ausgetauscht werden. Jede Organisationseinheit kann anschliessend einen Lieferanten für sich aus den evaluierten Lieferanten auswählen, der am besten zu Ihnen passt. Aufgrund der vorangegangenen Evaluation verfügt sie über umfassende sachliche Informationen, die die Wahl erleichtern. Somit wird der Markt nicht durch einen Anbieter dominiert, sondern mehrere Lieferanten erhalten eine Chance. Zudem hat jede Stelle "ihren" optimal passenden Lieferanten gefunden, die Anforderungen sind besser abgedeckt und die Akzeptanz ist höher.

3.  Empfehlung
: Schreiben Sie so aus, dass auch kleinere aber innovative Anbieter eine Chance bekommen. Damit erhöhen Sie Ihre Chancen die beste Lösung zu erhalten und auch eine Lösung die noch viele Jahre sinnvoll sein wird und nicht in wenigen Jahren durch neue Technologien und Systeme veralten wird. Wie kann man innovative Anbieter einladen resp. mobilisieren? Dies kann auf verschiedene Art und Weise erreicht werden. Zum Beispiel mit der folgenden "Ausschreibungsarchitektur" für grosse Vorhaben: Die Leistungen werden in mehrere Module aufgeteilt. Die Module kommunizieren untereinander über standardisierte Datenschnittstellen. Jedes Modul kann von einem anderen Anbieter umgesetzt werden. Es wird so aufgeteilt, dass der Hauptlieferant ein oder mehrere Module umsetzt und gleichzeitig auch die Koordination mit den anderen Lieferanten wahrnimmt. Somit hat der Kunde nur einen Ansprechpartner. Die anderen Lieferanten liefern ihr Modul an den Hauptlieferanten. Der Hauptlieferant muss i. d. R. Erfahrung auf dem Fachgebiet aufweisen. Dazu wird meist das folgende Eignungskriterium verwendet: "Die Anbieterin hat in den letzten 5 Jahren mindestens zwei ähnliche Projekt realisiert." Die anderen Anbieter müssen dieses EK nicht erfüllen. So wird der Weg frei für kleinere, innovative Anbieter mit neuen Lösungen, die noch nicht weit verbreitet sind. Andernfalls, werden die grossen Anbieter mit ihren "alten" Lösungen einseitig bevorzugt und Innovation hat keinen Platz.
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